ग्रामपंचायतीच्या कारभाराचे वर्ष एप्रिल महिन्यांच्या १ तारखेला सुरु होते आणि ते त्यानंतर येणाऱ्या मार्च महिन्यांच्या ३१ तारखेला संपते. या वर्षाला आर्थिक वर्ष किंवा वित्तीय वर्ष असे म्हणतात. प्रत्येक वित्तीय वर्षात ग्रामसभेच्या एकूण सहा सभा घेणे कायद्याने बंधनकारक आहे. गरज पडली तर तालुका पंचायत समिती, जिल्हा परिषदेची स्थायी समिती आणि जिल्हा परिषदेचे मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांनी सांगितले तर असाधारण बैठकही बोलावता येते. ग्रामपंचायतीच्या एकूण सहा ग्रामसभांपैकी चार ग्रामसभा ठराविक महिन्यामध्ये बोलावणे आवश्यक आहे. वित्तीय वर्षातील पहिली ग्रामसभा एप्रिल / मे मध्ये, दुसरी ग्रामसभा १५ ऑगस्ट [स्वातंत्र दिनी], तिसरी ग्रामसभा ऑक्टोबर मध्ये, आणि चौथी ग्रामसभा २६ जानेवारी [प्रजासत्ताक दिन] रोजी घेणे अपेक्षित आहे. तसेच उर्वरित दोन ग्रामसभा ग्रामपंचायतीच्या सोयीनुसार घेण्यात याव्यात. दोन ग्रामसभेमध्ये तीन महिन्यापेक्षा जास्त अंतर असू नये याची दक्षता घ्यावी.

रामसभेची बैठक बोलाविण्याचे अधिकार

ग्रामसभेची बैठक बोलाविण्याचे अधिकार सरपंचांना दिलेले आहेत. सरपंचाचे पद रिकामे असेल अगर ते रजेवर असतील तर उपसरपंचांनी बैठक बोलवावी. जर सरपंच किंवा उपसरपंच यांनी पुरेशा कारणाशिवाय वरील सहा सभांपैकी कोणतीही एक सभा घेण्यास कसूर केल्यास सरपंच किंवा उपसरपंच व्या पदावर राहण्यास अपात्र ठरेल. अशी सभा बोलाविण्यास प्रथम दर्शनी जबाबदार ग्रामसेवक असल्याने त्यांच्यावर शिस्तभंगाची कारवाई होवून तो निलंबित होऊ शकतो. कारण कलम २ नुसार सरपंचाने किंवा उपसरपंचाने ठराविक कालावधीत कोणतीही ग्रामसभा बोलावण्यात कसूर केल्यास सचिव सभा बोलावेल आणि अशी सभा ही सरपंचाच्या किंवा यथास्थिती, उपसरपंचाच्या सहमतीने बोलाविण्यात आली आहे असे गृहीत धरण्यात येईल. [सन १९५९ चा अधिनियम क्रमांक २]

तालुका पंचायत समिती, स्थायी, स्थायी समिती आणि मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांनी सांगितलेली बैठक सरपंचानी बोलाविली नाही तर मुख्य कार्यकारी अधिकारी गट विकास अधिकाऱ्यांना सांगून बैठक घेऊ शकतात. या बैठकीचे कामकाज स्वतः गटविकास अधिकारी यांच्या अध्यक्षतेखाली किंवा त्यांच्या प्रतिनिधीच्या अध्यक्षतेखाली पार पाडण्यात येते. या अधिकाऱ्यास चर्चा करण्याचा, भाषण करण्याचा, अधिकार असतो, परंतु मतदान करण्याचा अधिकार नसतो. अशी बैठक बोलाविली पाहिजे.

ग्रामसभेची बैठकीची नोटीस

ग्रामसभेची बैठक बोलाविण्याच्या निमंत्रण पत्रास ग्रामसभेच्या बैठकीची नोटीस असे म्हणतात. बैठकीत ज्या विषयांवर चर्चा करून निर्णय घ्यावयाचे असतात त्या विषयांच्या यादीला अजेंडा अथवा विषयपत्रिका असे म्हणतात. ग्रामसभेची बैठक सरपंचानी बोलाविली तर बैठकीची नोटीस सरपंच काढतात. परंतु सरपंचाचे पद रिकामे असल्यास अगर ते रजेवर असल्यास उपसरपंच नोटीस काढतात. सरपंच किंवा उपसरपंच नोटीस काढतात.सरपंच किंवा उपसरपंच यांनी त्यांना तालुका पंचायत समिती, स्थायी, स्थायी समिती, व मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांनी सांगूनही ग्रामसभेची बैठक बोलाविली नाही तर गटविकास अधिकारी किंवा त्याचे प्रतिनिधी नोटीस काढतात.

ग्रामसभेच्या बैठकीच्या नोटिशीत पुढील गोष्टींचा स्पष्ट उल्लेख करावा लागतो :

बैठकीची तारीख आणि वेळ तसेच सभेमध्ये घेण्यात येणारे विषय याचा उल्लेख असावा लागतो. हे ठरविताना सदस्यांना शेतीचे काम नसेल आणि बैठकीला यावयाला मोकळा वेळ असेल हे पाहून तारीख व वेळ ठरवावी.
बैठकीचे स्थळ

बैठक कोणत्या ठिकाणी होणार त्या जागेचे नाव लिहावे लागते. एखादया ग्रामपंचायतीत अनेक महसूली गावे असतील तर नोटिशीत कोणत्या गावी बैठक होणार तेही लिहावे लागते. अशा गावाच्या ग्रामसभेची प्रत्येक वित्तीय वर्षातील पहिली बैठक ग्रामपंचायतीचे कार्यालय ज्या गावात असेल त्याच गावी घ्यावी लागते. तसेच एखादी बैठक अनुसूचित जातीच्या / अनुसूचित जमातीच्या वस्तीत घ्यावी लागते. बाकी बैठका कोणत्या गावी वस्त्यांवर घ्याव्यात यासाठी गावाच्या नावांची इंग्रजी लिपीत यादी करतात. त्या यादीतील इंग्रजी वर्णानुक्रमे येणाऱ्या गावांमध्ये पाळीपाळीने बैठक घेतात.

बैठक ग्रामपंचायतीच्या कार्यालयात घेता येते. तसेच चावडीत किंवा इतर सार्वजनिक ठिकाणी घेता येते. खाजगी जागेत बैठक घेता येत नाही.

बैठक करण्यात येणाऱ्या कामकाजाचे स्वरूप लिहावे लागते.

ग्रामसभेच्या बैठकीची नोटीस किती दिवस अगोदर काढावी ?

ग्रामसभेच्या बैठकीची नोटीस १० दिवस अगोदर आणि असाधारण म्हणजे खास सभेची नोटीस चार दिवस अगोदर काढावी लागते. या मुदतीत ह्या दिवशी नोटीस प्रसिध्द करावयाची तो दिवस आणि ह्या दिवशी बैठक असेल तो दिवस असे दोन दिवस धरत नाहीत.
ग्रामसभेच्या बैठकीच्या नोटीशींची प्रसिद्धी

ग्रामपंचायतीचे सर्व मतदार हे ग्रामसभेचे सदस्य असतात. साहजिकच त्यांची संख्या मोठी असते. म्हणून ग्रामसभेच्या सदस्यांना त्यांच्या नावाने नोटीस पाठविता येत नाही. म्हणून ही नोटीस ग्रामपंचायतीचे कार्यालय आणि चावडी किंवा सार्वजनिक ठिकाणी चिकटवून प्रसिध्द करतात. याशिवाय कायद्याने ठरविलेल्या आठ दिवस अगोदर व सभेच्या १ दिवस अगोदर अशी दोन वेळा ग्रामपंचायतीच्या प्रत्येक गावात दवंडी प्रसिद्धी दयावी. तसेच प्रत्येक वार्डात, वाडीत सविस्तर दवंडी देऊन ती प्रसिध्द करावी.

पुढील सभेची तारीख, वेळ आणि ठिकाण अगोदरच्या सभेत ग्रामसभा निश्चित करेल, अशी ही तरतूद आहे. [कलम ९ नुसार] त्यामुळे सरपंच किंवा सचिव यांच्या मर्जीवर अवलंबून न राहता सभा बोलविण्याचा अधिकार ग्रामसभेला मिळाला आहे.