हे अधिकारी सर्व प्रशासकीय खात्यांत किंवा कार्यालयांत सार्वजनिक अधिकार्यांद्वारे नेमण्यात आलेले असतात. ते नागरीकांना त्यांनी मागितलेल्या माहितीनुसार माहिती देण्याचे काम करतात. या कामासाठी जर ते सहाय्यकाची मदत घेत असतील तर अशा व्यक्तीसही जन माहिती अधिकारी म्हणुन वागवले जाते.