टिप्पणीलेखन

एखादे पत्र किंवा प्रकरण निकालात काढणे सोयीचे जावे, म्हणून त्यावर आवश्यक त्या सूचना करण्यासाठी सरकारी कार्यालयातून त्या पत्रासंबंधी किंवा प्रकरणासंबंधी टिप्पणीलेखन करण्यात येते. सदरहू पत्र किंवा प्रकरण निकालात काढण्याच्या दृष्टीने संबंधित अधिकाऱ्याला त्या पत्राची किंवा प्रकरणाची पूर्वपीठिका माहीत करून देणे, तसेच विचाराधीन कागदपत्रात अंतर्भूत असलेल्या निरनिराळ्या मुद्यांचा विचार करणे व प्रत्येक मुद्यासंबंधीची अनुकूल वा प्रतिकूल बाजू मांडणे तसेच आवश्यक ती कार्यवाही सुचविणे, हा टिप्पणीमागील हेतू होता.

टिप्पणी लिहिण्यापूर्वी संबंधित टिप्पणी साहायकाने खालीलप्रमाणे ती लिहावी, असा संकेत आहे. (१) कार्यवाही करावयाच्या पत्रात समाविष्ट असलेल्या वस्तुस्थितीचे थोडक्यात विवरण, (२) उपस्थित केलेला प्रश्न, (३) अनुकूल वा प्रतिकूल मुद्दे, (४) पात्रात नियमाविरुद्ध कोणतीही गोष्ट असल्यास तिचा उल्लेख व (५) प्रकरण निकलात काढावयाच्या दृष्टीने आवश्यक असलेले निष्कर्ष आणि निर्णय.

टिप्पणी ही निःपक्षपातीपणे लिहिलेली असावी. तसेच तीत सर्व महत्त्वाचे मुद्दे समाविष्ट केलेले असावेत आणि ती थोडक्यात व मुद्देसुद असावी. टिप्पणीच्या परिच्छेदांना क्रमांक देण्यात यावेत. फाईलमधील विशिष्ट कागदपत्रांचा निर्देश करण्याची आवश्यकता असल्यास टिप्पणीसहाय्यकाने त्या कागदपत्राचा उल्लेख करावा व त्या कागदपत्रावर पताका (स्लिप) लावून ठेवावी अशी प्रथा आहे. त्यामुळे अधिकाऱ्यांना आवश्यक ते कागदपत्र लवकर मिळणे शक्य होते.