भौतिक फायलींमध्ये सिस्टीमवर संग्रहित केलेला वास्तविक डेटा आणि प्रोग्रामला डेटा कसा सादर करायचा किंवा प्राप्त करायचा याचे वर्णन असते . त्यात फक्त एक रेकॉर्ड फॉरमॅट आणि एक किंवा अधिक सदस्य असतात. डेटाबेस फाइल्समधील रेकॉर्ड्स बाहेरून किंवा प्रोग्राम-वर्णन केले जाऊ शकतात.